【#LDW4002｜#校園活動 講者邀約課程內容】
∑活動中的講師邀約－管院聯合部課
— -[name=劉大維][time=Fri, Apr 26, 2019 3:45 PM][TOC]
大綱
本篇閱讀時間約10分鐘，搭配實作可能需耗時40分鐘
1. 什麼是重要的？
2. 前奏：為什麼要約他 -> 為什麼他就要來？
3. 高潮：為什麼這個都不懂 -> 為什麼不講清楚？
4. 散場：為什麼拖那麼久 -> 為什麼不來了？
5. 來實作吧！
+🍿同場加映：如何利用Messenger邀約？
白話文解釋大綱：講師邀約重點的5W1H，Why, What, Who, When, Where, How.
什麼是重要的？
以下這段算是閒聊：
你的身份是什麼？ 哪一個身份最重要，取決於你要付出多少心力在這個活動上，影響了你用怎樣的注意力和心態去跟講師溝通，沒必要接太多活動，也沒必要把情緒掃到講師身上，弄糟自己的心情還搞壞跟講師的關係。
這裡才正式開始：
你的身份是什麼？ 是發想、邀約、執行，還是全部QQ？ 你在哪一個位置影響你傳送出一個說明或是文件、表格、圖片需要花費的時間，所以什麼是最重要的呢？
訂好時程
通常時程是由總召或是負責人訂定沒錯，不過負責公關邀約的人，心中要有一份時間表，什麼時候該做什麼，步調過慢時去提醒隊友。
內部溝通
在和講師接洽的過程中，最討厭講師問一個問題，自己就要去問團隊的其他人答案是什麼，所以最開始時一定要有一份企劃書，無論多簡單都好。
邀約講師的人如果有一份能夠參考的企劃書，不必所有問題都需要問別人時，整個團隊運作的效率會大幅提升，企劃書初稿的大綱通常會需要：活動基本資訊、宗旨、目標、人數、內容、成本、效益，最後最重要的是押上負責（聯絡）人姓名、電話、信箱等資訊。
相信大家也可能已經嘗試過利用一些專案軟體來進行溝通，但重點還是管理者如何去知覺每個人的需求和困難，夠不夠即時做出反應，只要出發點是想處理問題，使用哪個軟體不會造成太大差異。
前奏：為什麼要約他 -> 為什麼他就要來？
利用信件、附件的企劃書（可放可不放）、連結、圖片等方式來告訴講者，為什麼這個活動要邀請他來。
對於年輕一點的講者而言，成大是頂尖大學，能和頂大學生交流對他們而言本身是一個誘因，如果你的組織或活動TA是與講者相同領域的新鮮人，對講者而言會有一種提攜後輩的感覺。
邀約者不要雷到組織形象ㄛ！
⚠️接下來這個部分通常會出現在最一開始寄給講者的那封信裡⚠️
依照我自己過去的經驗，除非你的活動性質和普通的演講差異很多，或是費用與學校習慣付給講者的差異很多，以上兩點需要在第一封信件中提出，否則這封信利用
三段文字、基本資訊highlight，最後再特別注意頭尾招呼語有沒有不合講者風格的內容即可
三段文字
最有效率的寫法：
第一段直接表明來信目的（邀請出席主持、分享等）、活動性質、主題、內容、時間、地點等。
第二段簡單介紹「你」是誰，這邊的你指的是你所屬的組織或是活動，長度建議拿捏在第一段和第三段中間，但不是絕對：∴length: third > second > first。
第三段則是著重介紹「你」對於講者的認識，但是絕對不要直接複製網路上的資料給他看；把你們的活動和講者做連結，是因為他有XXX經歷、演說過YYY論點、執行過ZZZ計畫，所以適合你們的活動。
基本資訊highlight
當前面的三段文字寫好後，再將與活動有關的基本資訊列點寫過，形式可以像下面這樣：
活動名稱：主標XXX-副標YYY
活動日期：YYYY/MM/DD
活動時間：P.M 7:00–9:00 or 19:00–21:00
活動地點：XXXX大學YY校區ZZ樓OO室
聯絡人：XXX 09XX-XXXXXX XXX@gmail.com
講者專屬風格的招呼語
⚠️禮貌⚠️
無論要使用怎樣的風格，絕對不可以不禮貌。而所謂的風格，可以使用顏文字、emoji來創造。（在內文中可以選擇使用嚴肅的排版、顏色、粗細、字體變換）
基本上這部分穩穩做，只要講師不是對你的組織或此類型活動有陰影，他會來信和你說他有興趣，儘管沒空，他也會回信和你討論是否可以調整時間。
高潮：為什麼這個都不懂 -> 為什麼不講清楚？
感同身受
想像你朋友邀你去他家玩電動，但到了約好的時間前10分鐘才告訴你地點，還說手把你要記得帶，你都已經出門了，心想算了，開心一點，結果到了他告訴你家裡電視壞了，沒辦法玩電動…
你大概之後會已讀他的訊息，對吧？
把自己當成講者，一步一步思考如果自己即將出席一場活動，會有哪些細節需要注意：交通方式？交通補貼？怎麼給錢？對什麼樣的人演講？晚餐怎麼辦？有需要我的照片作宣傳嗎？要用我的電腦嗎？有轉接頭嗎？
處理最好的方式當然是將所有團隊內部想得到的、能夠回答的先補充在企劃書或是信件中，如果講者詢問了超過準備的部分，團隊也要能夠快速反應出一個說法給講者。
信件內容
下面這裡準備了一些可以提前準備在第二、第三版企劃書中的內容，避免講者需要一再地寄信來詢問：
講者相關
・說明如何知道講者的
・邀請講者提供資料及照片
流程相關
・告知參與者組成、參與者最有興趣的題目
・協調休息時間、主持人
費用相關
・[重要]確認是否提供講師、車馬費
・提醒校方核銷須事先提供之資料、如何轉交收據、如何交付費用
⚠️講座當天⚠️
如果人力允許，請派一個負責接待講者的人隨時照顧講者的需要，儘管講者是成大教授或校友，都必須這麼做！且這個人身上最好準備：筆、瓶裝水、核銷單據、投影筆、轉接頭，手機保持開機且網路暢通！
散場：為什麼拖那麼久 -> 為什麼不來了？
☁️想像你有一台iPone X
我的意思是想像有一天你收到這封信，你大概會等多久才敢點開呢？
接下來會和大家聊聊活動中踩雷的部分，先讓大家看看過去我舉辦過的活動，也列出當中負責公關聯絡、邀約、確認的部分：
2019–05–18 創聯一號沙龍 二小時 蝦皮商業轉型副理蔡伊芳
2019–05–03 創聯學生論壇講座 二小時 台灣吧人資經理徐瑛蓮
2018–12–15 人資長論壇接待 一．五小時 大陸工程人資長連上賀
2018–12–06 專案管理課程 兩小時 JANDI台灣區總經理曹凱閔
2018–11–22 創聯企業參訪 九小時 CHOCOLABS、微軟、新創基地
2018–11–12 東南亞經歷分享 三小時 隨隨咖啡廳店長
2018–11–09 日本創業經歷分享 一小時 日本小商人Jack
2018–10–11 創聯期初交流 三小時 創業團隊、實習分享
2018–04–28 實習媒合會企業簡介 三小時 SHOPLINE等
2018–03–11 三創期初交流 三小時 營隊、三創分享（邀請院長、執行長、老師）
2018–02–10 ＵＡＴ課程、分享 四小時 台大學生講者、成大心理系學姊
2017–12–29 三創論壇沙龍 三小時 貝殼放大營運長廖薏淳、創業團隊交流大踩雷
[演講當天]
👱🏻♂️：請問可以直播嗎
👩🏻💻：喔好啊，之後可以提早告知我喔
👱🏻♂️：嗯…
如果本來就有規劃直播，那一定要記得在信件中就詢問；如果是當天因為人數不夠才要開直播，盡量不要！講者沒有不悅是因為她修養好。
[非親身經歷]
👩🏻💻：如果你們財務允許，一定要提供車馬費給外縣市講者
👱🏻♂️：嗯…
學生活動很窮沒錯，但這算是禮貌中基本的基本。如果你是幫老師或老闆辦活動，一定要試著爭取這個部分！
[預定活動開始前一小時]
👨🏻💻[電話]：喂，大維我到了這個會議室的四樓了喔，你在附近嗎
👱🏻♂️：不好意思我沒有在附近，麻煩您稍作休息，我馬上抵達
👱🏻♂️[不顧一切飛奔前往，狼狽地出現在講者面前，帶他進入場地後]：不好意思我還要去影印 [丟下講者一人在場地]
就算你已經和講者約定時間接待，也不要真的就只預留那段時間，畢竟講者搭高鐵南下，時間也不是他能控制的；而這段時間陪在他旁邊，也可以問一些演講裡聽不到的事情！
售後服務
大家一定都知道，活動不是講者回去之後就結束了，回去之後寄信給講者的時間頻率和內容，大致上可以參考以下：
📅時間：兩週內完成所有後續流程，包含匯款、活動照片等；遇假日不要寄信
⏲️頻率：絕對不可以等到講者詢問才解釋流程出了問題；但若講者已經來信，也不可以等到問到答案了才回覆，而是應該先回信告知「已經著手處理，若有任何消息會在第一時間告知」
✉️內容：
提醒講者收信或檢查帳戶、查看照片等：XXX已經寄至信箱，再請您查看／費用已經轉至XXX帳號，再麻煩您檢查／活動照片可進入此連結查看：https://…（記得縮網址）再次光臨
將邀約講者的工作，從第一封信，到最後一封信的所有流程都做好，不只是身為負責人的責任，更可以提早建立自己的業界／學界／活動人脈，甚至能夠造福學弟妹（再次邀請時，降低價格或提供更多內容等…）
來實作吧！
💯題目：撰寫邀請自己＝你本人分享「對系學會的看法」的信件
基礎題：[最一開始的信]須包含三段文字、基本資訊highlight
進階題：[一次搞定的信]包含完整細節資訊，如何做到感同身受🍿同場加映：如何利用Messenger邀約？
使用時機
如果講者年齡層較偏向學生，有經營個人的社群媒體，可以私訊邀約內容至講者個人或是粉絲專頁。
又或者一次需要大量邀約年輕講者的情況，使用私訊是一個可以接受的方式，但一定要切記禮貌、別誤植內容！
結構分配
最主要是由「文字」和 「連結」構成，只要你寫得出Email格式的，就一定能寫出Messenger版本，以上面的圖為例，
(1) 打過招呼之後，
(2) 簡單寫出時間、地點、主題，
(3) 放上詳細內容的連結+極簡易連結內容說明
(4) 最後再打上一句誠摯邀請的話語
連結文件建議
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